Instalacja / Fiskalizacja / Obowiązki podatnika w zakresie użytkowania kasy

W dniu  ufiskalnienia kasy/drukarki podatnik otrzymuje  od serwisu uzupełniony druk “Zawiadomienie podatnika o miejscu instalacji kasy rejestrującej”. Obowiązkiem podatnika jest złożyć ten dokument w US do 7 dni od daty fiskalizacji.  Na jego podstawie US nada  kasie numer ewidencyjny o czym powiadomi podatnika wysyłając do 3 tygodni odpowiednią informację (numer ten należy trwale nanieść na kasę).


Oto najważniejsze rzeczy, o których trzeba pamiętać:

  1. każda sprzedaż musi być rejestrowana przy zastosowaniu kasy/drukarki fiskalnej, a paragon należy wydać kupującemu,
  2. na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia),
  3. na koniec miesiąca wykonać raport fiskalny za okres miesięczny,
  4. zlecać serwisowi wykonanie przeglądu ustawowego kasy (drukarki), wpisy powinny być zamieszczone w książce kasy rejestrującej,
  5. przechowywać w odpowiednich warunkach raporty i kopie paragonów (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego),
  6. pilnować poprawności pracy na kasie/drukarce fiskalnej, w szczególności prawidłowego zaprogramowania nagłówka, nazw towarów/usług i właściwego ich przyporządkowania do stawek VAT.

GDY KASA NIE DZIAŁA

Gdy kasa nie działa, należy ewidencjonować obrót przy zastosowaniu kasy rezerwowej.

UWAGA! Kasa rezerwowa również wymaga wykonywania przeglądu ustawowego.

Gdy takiej kasy nie ma, albo gdy również ona nie działa - podatnik nie ma prawa do prowadzenia sprzedaży.

Zatem lepiej zabezpieczyć się przed brakiem energii elektrycznej poprzez zakup kasy fiskalnej posiadającej własne źródło zasilania (baterie, akumulator). Gdy kasa nie działa, podatnik ma obowiązek sprawdzenia przyczyny takiego stanu rzeczy. Jeżeli przyczyna leży po stronie kasy, wówczas należy niezwłocznie zawiadomić serwis.

KSIĄŻKA SERWISOWA

Książka serwisowa kasy powinna być przechowywana w miejscu i przez okres użytkowania kasy/drukarki fiskalnej– najlepiej zawsze ją mieć przy kasie. Na żądanie US (np. podczas kontroli) i serwisu (np. przy przeglądzie kasy) należy udostępnić książkę.

Jeżeli podatnik utracił (zagubienie, kradzież) książkę serwisową kasy należy niezwłocznie powiadomić o tym US, a następnie (z kopią powiadomienia) zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu.

KOREKTY/ANULACJE

W przypadku, gdy klient wycofuje się z zakupu (np. stwierdza, że nie ma wystarczającej gotówki), można wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon (storno), ALE NALEŻY PAMIĘTAć, że można to zrobić TYLKO PRZED ZAKOŃCZENIEM SPRZEDAŻY, czyli naciśnięciem klawisza GOTÓWKA.

Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. W przypadku, gdy klient podtrzymuje jednak wycofanie z transakcji (lub gdy to sprzedawca błędnie sprzedał towar/usługę, wprowadzając niewłaściwą cenę lub ilosć), należy sporządzić “Protokół błędnej sprzedaży” opisując sytuację i dołączając oryginał paragonu od klienta. Przy błędnej sprzedaży, dokonuje się ponownie sprzedaży poprawnej, UWAGA należy pamiętać, żeby w raporcie miesięcznym i przygotowywaniu deklaracji do US uwzględnić błędną sprzedaż (dlatego niezbędne jest spisywanie “protokołów błędnej sprzedaży”).

ZAPEŁNIENIE PAMIĘCI FISKALNEJ KASY – KONIEC ŻYWOTNOŚCI KASY

Każde urządzenie fiskalne posiada wbudowaną pamięć fiskalna przewidzianą mniej więcej na 1825 raportów dobowych. Zakładając, iż raporty dobowe będą wykonywane codziennie żywotność kasy szacuje się wówczas na około 5 lat.

Wykonując codziennie raporty, można przewidzieć kiedy zapełni się pamięć fiskalna. Każdy raport dobowy ma swój kolejny numer, na ostatnim raporcie dobowym można sprawdzić jaki ma numer odjąć od liczby 1825 - wynik równa się ilości dni jaka została do zapełnienia pamięci fiskalnej.

Większość modeli pokazuje komunikat na 30 dni przed końcem pamięci zależnie od modelu niektóre pokazują to na wyświetlaczu kasjera, inne drukują informację na raportach dobowych trzeba tylko na to zwrócić uwagę.

Po zapełnieniu pamięci fiskalnej możesz wymienić pamięć fiskalną w dotychczasowym urządzeniu i nadal pracować (bez względu na to kiedy dokonałeś zakupu kasy) bądź zakupić nowe urządzenie.

Jeśli rozważa się wymianę pamięci, warto wiedzieć że:

  • przez ok. tydzień podatnik pozostaje bez kasy (kasa zostaje wysłana do producenta), czyli jeśli nie ma kasy rezerwowej to praktycznie powinno się zaprzestać sprzedaży,
  • kasa nie jest już na gwarancji,
  • trzeba zrobić odczyt pamięci fisklanej w obecności urzędnika z US, a następnie nową pamieć fiskalną będzie ponownie ufiskalniona, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Zakup nowej kasy:

  • brak przerwy w sprzedaży!
  • kasa jest na gwarancji,
  • możliwość wyboru nowszego technicznie rozwiązania (np. obsługa waluty EURO).

ZAPRZESTANIE EWIDENCJONOWANIA SPRZEDAŻY NA KASIE FISKALNEJ

Może wynikać z:

  • zapełnienia pamięci fiskalnej kasy
  • zakończenia działalności firmy


Podatnik zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie, serwisu i US. Przepisy wymagają, aby sporządzić protokół z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy (wydruk wszystkich raportów okresowych) w obecności pracownika urzędu skarbowego oraz pracownika serwisu. Pamięć fiskalna podlegająca, jest przechowywana przez producenta lub importera przez okres 3 miesięcy od daty ich dokonania, a po tym okresie - komisyjnie zniszczona. Po przeprowadzeniu tej czynności kasa może zostać zlikwidowana.

Zawieszenie

Nie wymaga takich czynności zawieszenie działalności gospodarczej. Jednak w przypadku wykreślenia podatnika z rejestru podatników VAT przez naczelnika urzędu skarbowego z powodu zaprzestania w wykonywaniu przez tegoż podatnika czynności opodatkowanych należy tych czynności jednak dokonać. W trybie fiskalnym mogą pracować jedynie podatnicy VAT, czynni albo zwolnieni podmiotowo.

UWAGA! Brakujące raporty okresowe

Warto sprawdzić zawczasu, czy mamy wydrukowane wszystkie raporty okresowe, jakich wymagają przepisy. Po zakończeniu pracy kasy w trybie fiskalnym ich sporządzenie nie będzie możliwe.

Warto również pamiętać, że likwidacja działalności przed upływem 3 lat od zainstalowania kasy fiskalnej zobowiązuje podatnika do zwrotu ulgi z tyt. zakupu kasy.