Aby przygotować do użytku urządzenie przeznaczone do ewidencjonowania sprzedaży, niezbędne jest dopełnienie pewnych procedur. Jedną z nich jest fiskalizacja kasy fiskalnej. Według rozporządzenia Ministerstwa Finansów w tej sprawie jest to niepowtarzalny proces, który ma na celu inicjację pracy pamięci urządzenia rejestrującego. Kończy się wystawieniem specjalnego raportu, potwierdzającego przeprowadzenie niezbędnych czynności w tym zakresie. Co jeszcze trzeba wiedzieć na temat fiskalizacji? Jak wygląda w przypadku urządzeń fiskalnych online? Przyjrzyjmy się bliżej tym kwestiom, omawianym w poniższym artykule.
Dlaczego fiskalizacja kasy jest ważna?
Przeprowadzenie tej czynności jest konieczne, aby móc korzystać z urządzenia ewidencjującego sprzedaż w danej placówce. Fiskalizacja kasy rejestrującej służy zsynchronizowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią. Jest to pierwsza czynność, jaką należy przeprowadzić, by rozpocząć użytkowanie urządzenia. Jest nie tylko obowiązkowa, ale też jednokrotna i nieodwracalna – po jej wykonaniu nie ma możliwości wprowadzenia zmian. W trakcie jej przebiegu dochodzi do zapisania w pamięci NIP-u podatnika, co ułatwia prowadzenie ewidencji.
Procedura fiskalizacji jest niezwykle ważna, ponieważ bez niej nie można rozpocząć sprzedaży z użyciem urządzenia rejestrującego, co jest obowiązkowe w przypadku transakcji na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Kwestia ta jest regulowana przez rozporządzenie Ministerstwa Finansów i należy jej bezwzględnie przestrzegać, by prowadzenie działalności odbywało się w sposób zgodny z prawem.
Kto dokonuje fiskalizacji kasy rejestrującej?
Czynność ta wykonywana jest przez serwisanta posiadającego ważne uprawnienia, przyznane przez producenta kasy fiskalnej bądź importera technologii sprzedaży. Nie oznacza to jednak, że korzystający z urządzenia rejestrującego podatnik nie musi dopełniać pewnych obowiązków. Spoczywa bowiem na nim konieczność zapewnienia łącza internetowego, bez którego nie można dopełnić procedury. Podczas fiskalizacji kasy fiskalnej online musi ona współpracować z CRK, czyli Centralnym Repozytorium Kas. Jest to system teleinformatyczny, którego nadzór jest obowiązkiem szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Gromadzone są w nim paragony fiskalne, raporty dobowe, informacje o przeglądach okresowych i inne istotne dane. Bez łącza internetowego serwisant nie będzie w stanie przeprowadzić procedury. Urządzenia rejestrujące online muszą obowiązkowo trafić do rejestru CRK.
Warto też mieć na uwadze fakt, że podczas fiskalizacji modeli online wystawiany jest harmonogram przekazywania danych do CRK. Jest wówczas także nadawany indywidualny numer ewidencyjny, który powinien znaleźć się na obudowie urządzenia rejestrującego.
Wszystko, co trzeba wiedzieć o fiskalizacji kasy
Ewidencjonowanie sprzedaży z użyciem kasy rejestrującej jest obowiązkowe dla większości przedsiębiorców, choć istnieją pewne wyjątki. Muszą ją posiadać podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych, a obroty na ich rzecz przekraczają 20 000 zł w skali roku.
Aby jednak korzystać z urządzenia fiskalnego, należy dokonać jego fiskalizacji, do czego niezbędna jest pomoc uprawnionego serwisanta. Prowadzenie sprzedaży bez jej ewidencjonowania grozi karą w postaci nałożenia na podatnika obowiązku zapłaty 240 stawek dziennych.
Obowiązek po zakupie kasy – fiskalizacja
Fiskalizacja kasy jest konieczna, aby prawidłowo rejestrować transakcje sprzedaży i wystawiać paragony. W pamięci urządzenia rejestrującego zapisywane są dane identyfikujące, a potwierdzeniem ukończenia procedury jest wystawienie raportu. Dokument przesyłany jest do CRK i można go dodatkowo wydrukować, a następnie dołączyć do książki kasy fiskalnej, by mieć pod ręką komplet niezbędnej dokumentacji.
W trakcie procedury automatycznie przyznawany jest numer ewidencyjny, który należy trwale umieścić na obudowie urządzenia rejestrującego w taki sposób, by był wyraźny i czytelny. Taki ciąg cyfr przesyłany jest przez CRK i zapisywany w pamięci kasy fiskalnej wraz z numerem NIP. W przypadku modeli online nie ma obowiązku osobistego zgłaszania fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego, ponieważ odbywa się to automatycznie.