Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile kosztuje kasa fiskalna, gdyż zależy to od wielu czynników. Między innymi od modelu kasy fiskalnej, ale również jej typu – stacjonarna bądź mobilna. Wybierając odpowiedni model, należy zwrócić uwagę na funkcjonalności, które mają znaczący wpływ na cenę urządzenia. Warto dostosować je do potrzeb swojego przedsiębiorstwa. W przypadku, kiedy prowadzona jest sprzedaż detaliczna w sklepie lub świadczenie usług odbywa się na miejscu, warto zdecydować się na stacjonarną kasę fiskalną. Z kolei w przypadku handlu obwoźnego lub mobilnego bądź świadczenia usług w domu klienta idealnym wyborem będzie niewielka i poręczna kasa mobilna. Jednak na zakupie wybranej kasy fiskalnej nie kończą się koszty z nią związane – niezbędne jest zgłoszenie kasy fiskalnej do US, zakup odpowiednich akcesoriów eksploatacyjnych, koszt przeglądu kasy fiskalnej w serwisie, a także jej fiskalizacja.
Cena zakupu kasy fiskalnej i akcesoriów
Najtańsza kasa fiskalna to koszt ok. 1000 zł za samo urządzenie, jednak po zastosowaniu odpowiednich ulg podatkowych czy rabatów może być o nawet kilkaset złotych niższy. W zależności od modelu bardziej rozbudowane kasy z nowoczesnymi rozwiązaniami i mnogością funkcji to już cena ponad 3000 zł. Dokonując wyboru odpowiedniego modelu kasy fiskalnej, należy odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań:
- Jak duże jest przedsiębiorstwo, w którym kasa ma być używana?
- Czy zakupiona kasa ma być wykorzystywana stacjonarnie, czy w handlu obwoźnym lub mobilnym?
- Jak dużo usług jest w ofercie lub towarów w asortymencie?
- W przypadku wyboru kasy online, w jaki sposób ma komunikować się z CRK (Centralnym Repozytorium Kas), czyli serwerem Ministerstwa Finansów – przy pomocy WiFi, modemu GSM, karty sieci komputerowej LAN?
- Czy sprzedaż produktów bądź usług będzie odbywać się w miejscach z utrudnionym dostępem do energii elektrycznej?
- Czy sprzedaż towarów lub usług będzie odbywała się jedynie okresowo (sezonowo), czy całorocznie?
- Ile miejsca można przeznaczyć na kasę fiskalną? Ma być niewielkich gabarytów czy też może być większa?
- Jaki rodzaj klawiatury najlepiej sprawdzi się w firmie – membranowa, modułowa czy dotykowa?
- Ile kas fiskalnych niezbędne jest do prowadzenia sprzedaży towarów lub usług w przedsiębiorstwie? Czy lepiej sprawdzą się kasy jednostanowiskowe, czy systemowe umożliwiające stworzenie systemu kas i wspólny dostęp do PLU (price look-up codes, czyli kodów produktów)?
- Jakie urządzenia peryferyjne mają być połączone z kasą fiskalną?
Cena kasy fiskalnej waha się w zależności od różnych czynników. Na przykład urządzenia wyposażone w klawiatury dotykowe, chociaż wygodniejsze w użytkowaniu, będą miały wyższą cenę. Z kolei kasy systemowe będą nieco droższe niż średnie kasy jednostanowiskowe ze względu na większą ilość funkcji. Również niewielka kasa mobilna będzie nieco droższa niż ta o większych gabarytach.
Najczęściej popełniane błędy przy zakupie kasy fiskalnej
Podczas wyboru odpowiedniej kasy fiskalnej, starając się jak najbardziej zaoszczędzić na kosztach, należy uważać na trzy najczęstsze, ale dotkliwe w skutkach błędy. Pierwszym z nich jest złe oszacowanie bazy towarowej. Jeśli zostanie zakupiona kasa ze zbyt małą bazą towarową, prawdopodobnie będzie to wymagało zakupu nowego urządzenia o większej pojemności bazy. Drugim błędem jest zakup jedynie stacjonarnej kasy fiskalnej w przypadku działalności usługowych – czasami zdarzają się sytuacje, że usługa musi być sfinalizowana poza siedzibą firmy. W takim przypadku zamiast zakupu nowego, mobilnego urządzenia, lepiej jest zdecydować się na kasę, która jest mobilna i nie wymaga stałego zasilania prądem. Ostatnim i dosyć często powielanym błędem jest przekonanie o braku zapotrzebowania na dodatkowe funkcje kasy, takie jak podłączenie urządzeń peryferyjnych (np. terminala płatniczego czy czytnika kodów kreskowych).
Koszty akcesoriów do kasy fiskalnej
Poza samym kosztem kasy fiskalnej niezwykle ważne są także odpowiednie akcesoria. Mowa tutaj nie tylko o urządzeniach peryferyjnych, ale również materiałach eksploatacyjnych czy dodatkowych akcesoriach chroniących kasę przed nadmierną eksploatacją. Co w takim razie trzeba jeszcze uwzględnić w kosztach poza zakupem samej kasy fiskalnej? Jakie urządzenia, akcesoria i materiały mogą być potrzebne w przedsiębiorstwie i czy w ogóle są niezbędne?
Urządzenia peryferyjne do kas fiskalnych:
- Waga elektroniczna
- Czytnik kodów kreskowych
- Terminal płatniczy
- Wolnostojące wyświetlacze do kas fiskalnych
Akcesoria do kas fiskalnych:
- Szuflady kasowe
- Moduły do szuflad kasowych
- Etui i pokrowce na kasy mobilne
- Akumulatory i zasilacze do kas mobilnych
- Konwertery USB
- Moduły Bluetooth i WiFi
- Karty USB WiFi i przejściówki RS/UTP
- Modemy do kas bezprzewodowych
- Kable do skanerów i drukarek
- Osłony na klawiatury mechaniczne i membranowe
- Ładowarki samochodowe do kas mobilnych
- Pisaki do czyszczenia głowic drukarek termicznych
- Czytniki kart magnetycznych
- Uchwyty do urządzeń peryferyjnych
Materiały eksploatacyjne do kas fiskalnych:
- Rolki kasowe i papier do kas fiskalnych
- Samoprzylepne etykiety termiczne
- Wałki barwiące do drukarek kas fiskalnych
W zależności od tego, jaki model i typ kasy fiskalnej zostanie wybrany, należy do nich dobrać odpowiednie akcesoria. Na przykład, mobilne kasy online nie będą potrzebowały materiałów eksploatacyjnych, ale mogą wymagać odpowiedniego rodzaju zasilania lub akumulatora.
Zgłoszenie kasy fiskalnej do US, koszt fiskalizacji i przeglądu urządzenia
Poza zakupem i wyposażeniem kasy w odpowiednie akcesoria należy również uwzględnić konieczność zarejestrowania jej w Urzędzie Skarbowym i doliczyć koszt fiskalizacji kasy fiskalnej (czynność jednorazowa mająca na celu zsynchronizowanie pracy modułu fiskalnego z pamięcią urządzenia) oraz regularnych przeglądów technicznych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zgłoszenie kasy online odbywa się online przy fiskalizacji i nie wymaga żadnych dodatkowych dokumentów. Zgłoszenia kasy fiskalnej do US wymaga natomiast kasa z kopią elektroniczną. Powinno to odbyć się w nieprzekraczalnym terminie do 7 dni od wykonania jej fiskalizacji w serwisie. Od dnia złożenia wniosku rejestracji kasy Urząd Skarbowy po sprawdzeniu urządzenia nadaje mu numer ewidencyjny w przeciągu do 30 dni. Dlatego też należy założyć, że cały proces zarejestrowania kasy fiskalnej trwa maksymalnie do 37 dni. Od tej chwili podatnik ma obowiązek dokonywania regularnego przeglądu stanu technicznego urządzenia w serwisie.
Jednak ile kosztuje przegląd kasy fiskalnej? Jest to koszt ustalany w zależności od serwisu, w którym jest wykonywany, typu kasy fiskalnej, jej modelu, stopnia eksploatowania urządzenia oraz usterek. Zgodnie z przepisami, przegląd ten należy wykonywać minimalnie raz na 2 lata. Taki przegląd polega na ocenie stanu technicznego urządzenia, jego konserwacji i eliminacji potencjalnych usterek. Serwis ma zazwyczaj do 3 dni roboczych na dokonanie takiego przeglądu i naprawę uszkodzonych podzespołów.