Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wykonywanie ewidencji przychodów, co jest regulowane odpowiednimi przepisami prawnymi. Jednak do tego niezbędne jest specjalistyczne urządzenie. Jego wybór, zwłaszcza dla nowych przedsiębiorców, nie jest taki oczywisty. Dlatego też wielokrotnie stają przed dylematem wyboru pomiędzy kasą fiskalną a drukarką fiskalną. Obydwa urządzenia, chociaż wydają się być do siebie bardzo podobne w zastosowaniu, mają pewne istotne różnice, które mogą zaważyć o ich wykorzystaniu w konkretnej sytuacji. Bowiem różnica między kasą fiskalną a drukarką fiskalną jest dosyć spora, pomimo tego, że obie służą do ewidencjonowania przychodów. Jednak różnią się między sobą sposobem obsługi, kosztami oraz funkcjami.
Zalety i wady kasy fiskalnej
Kasa fiskalna jest urządzeniem elektronicznym służącym do rejestracji sprzedaży. Ma własne oprogramowanie, dzięki czemu działa całkiem samodzielnie. Do bazy danych w systemie kasy wprowadza się dane o asortymencie, jego ilości oraz stawkach podatkowych, co pozwala na autonomiczne działanie kasy. Dostępna jest w wersjach stacjonarnych i mobilnych o różnych wymiarach.
Zalety kasy fiskalnej:
- Posiada własne oprogramowanie, więc nie trzeba podpinać jej do dodatkowych urządzeń;
- Niższe koszty zakupu, niż w przypadku drukarki fiskalnej;
- Działa jako autonomiczne urządzenie;
- Dostępne w wersji stacjonarnej lub przenośnej (małych lub dużych rozmiarów);
- Prosta w obsłudze, pracownik nie wymaga szczegółowego szkolenia ze względu na niewielką ilość dostępnych opcji;
- Baza usług i towarów znajduje się bezpośrednio w pamięci urządzenia;
- Łatwa wymiana papieru dzięki funkcji easy-load;
- Niektóre modele posiadają możliwość wystawienia faktury i NIP bezpośrednio na paragonie;
- Niektóre modele fiskalnych kas przenośnych są bardzo wytrzymałe, co umożliwia pracę urządzenia w trudnych warunkach jak upał czy mróz;
- Niektóre modele kas fiskalnych posiadają ekrany dotykowe, co usprawnia wprowadzanie poszczególnych pozycji do systemu.
Wady kasy fiskalnej:
- Niestandardowa klawiatura utrudniająca wprowadzanie informacji o artykułach i wysokości ich opodatkowania;
- Trudności przy generowaniu raportów z racji konieczności manualnego wprowadzania informacji o artykułach;
- Nie ma możliwości wykonania podglądu stanu produktów na magazynie;
- Nie posiada możliwości dodania rozbudowanych systemów promocyjno-rabatowych (np. kup 3 w cenie 2);
- Nie ma możliwości automatycznego dodania wybranych promocji oraz rabatów;
- Nie ma możliwości samodzielnego wystawiania faktur VAT;
- Ma niewielką ilość opcji, co uniemożliwia wykonywanie bardzo szczegółowych ewidencji przychodów;
- Po zaprogramowaniu urządzenia nie da się wprowadzić już żadnych zmian;
- Nie ma opcji sporządzania raportów sprzedażowych;
- Wymaga wystawiania raportów dobowych;
- Raporty drukowane są na wąskim pasku papieru do paragonów;
- Po wprowadzeniu towaru nie ma możliwości poprawy paragonu przed wydrukiem – usunięta pozycja będzie również widniała na paragonie;
- Po sprzedaży towarów trzeba manualnie aktualizować stan magazynowy;
- Ograniczona ilość artykułów lub usług, jakie można wprowadzić do systemu;
- Wymaga fiskalizacji, czyli przełączania z trybu szkoleniowego na sprzedażowy i odwrotnie.
W jakich sytuacjach przyda się kasa fiskalna?
Kasa fiskalna przeznaczona jest głównie dla niewielkich punktów usługowych, małych i średnich sklepów specjalizujących się w sprzedaży detalicznej, niewielkich sklepów internetowych oraz dla przedsiębiorstw zajmujących się sprzedażą obwoźną (np. stoiska na bazarach) lub mobilną (np. food trucki). Sprawdzi się także w niewielkich i średnich lokalach gastronomicznych. Ze względu na niewielką cenę urządzenia, kasy fiskalne cieszą się zazwyczaj największą popularnością wśród jednoosobowych działalności gospodarczych, startupów oraz w niewielkich przedsiębiorstwach o umiarkowanym ruchu.
Zalety i wady drukarki fiskalnej
Drukarka fiskalna jest urządzeniem elektronicznym służącym do rejestracji sprzedaży, które nie ma własnego oprogramowania. Do jej prawidłowego funkcjonowania wymagany jest także komputer i połączenie z systemem sprzedażowym, a niekiedy nawet oddzielnej drukarki. Dane o asortymencie, jego ilości na magazynie oraz stawkach podatkowych znajdują się w systemie sprzedażowym, z którego urządzenie pobiera informacje. Umożliwia nanoszenie zmian w systemie sprzedażowym, wykonywanie bardziej rozbudowanych czynności jak sporządzanie analiz, raportów czy uwzględnianie rozbudowanych systemów promocyjno-podatkowych. Dostępna jest w wersjach stacjonarnych i mobilnych o różnych wymiarach.
Zalety drukarki fiskalnej:
- Posiada możliwość wystawiania faktur VAT i paragonu fiskalnego bezpośrednio z drukarki fiskalnej bądź podpiętej do niej drukarki (w zależności od zakupionego modelu);
- Umożliwia bieżący podgląd dostępności artykułów na magazynie w programie sprzedażowym;
- Umożliwia dodanie rozbudowanych systemów promocyjno-rabatowych (np. kup 3 w cenie 2 czy drugi, tańszy produkt 50% taniej);
- Posiada dużą ilość funkcji, która umożliwia wykonanie szczegółowej ewidencji przychodów i sporządzanie raportów ze sprzedaży;
- Wbudowany program sprzedażowy umożliwia szybką i prostą zmianę stanów magazynowych (np. przy dostawie), a także wykonanie innych bardziej rozbudowanych czynności w prosty sposób – program ma opcję łatwego przechowywania danych oraz wykonywania automatycznie bardziej skomplikowanych obliczeń, niż kasa fiskalna;
- Umożliwiają proste i szybkie dodanie do systemu nowego asortymentu;
- Po wprowadzeniu towaru można go w prosty sposób wycofać, żeby po wydruku nie widniał na paragonie;
- Pozwala na proste rejestrowanie paragonów w systemie w celu umożliwienia ponownego dostępu do nich bez konieczności długiego poszukiwania – archiwizuje paragony, pozwalając na szybki wgląd i odnajdywanie po dacie wystawienia;
- Umożliwia wprowadzenie znacznie większej liczby artykułów lub usług niż w przypadku kas fiskalnych;
- Mogą być dostępne w formie stacjonarnej lub mobilnej (te drugie mogą się również komunikować przy pomocy Bluetooth itp.)
Wady drukarki fiskalnej:
- Nie wystawi samodzielnie paragonu ani faktury – dlatego wymaga podpięcia do komputera, oprogramowanie do obsługi drukarki fiskalnej oraz opcjonalnie drukarki (w zależności od zakupionego modelu);
- Wyższe koszty zakupu niż w przypadku kasy fiskalnej;
- Wymaga fiskalizacji, czyli przełączania z trybu szkoleniowego na sprzedażowy i odwrotnie.
W jakich sytuacjach przyda się drukarka fiskalna?
Drukarka fiskalna przeznaczona jest głównie do prowadzenia działalności handlowej. Nadaje się przede wszystkim do dużych sklepów, hurtowni, magazynów, większych punktów usługowych oraz dla dużych lokali gastronomicznych. Sprawdzi się także w przypadku dużych sklepów internetowych. Ze względu na większą ilość funkcji, np. wystawianie faktur i bonów niefiskalnych, drukarka fiskalna może być również wykorzystywana w średniej wielkości sklepach, lokalach usługowych i gastronomicznych, zwłaszcza przynależących do sieci, co ułatwia ewidencjonowanie przychodów.
Lepiej zainwestować w kasę fiskalną czy drukarkę fiskalną?
Wielu przedsiębiorców staje przed dylematem: kasa fiskalna czy drukarka fiskalna – co wybrać, żeby w jak największym stopniu odpowiadało to potrzebom firmy lub własnej działalności gospodarczej? Chociaż przepisy wyraźnie zalecają dużym firmom i sklepom internetowym, większym punktom usługowym, hurtowniom czy magazynom posiadanie drukarki fiskalnej umożliwiającej prowadzenie bardziej szczegółowej ewidencji przychodów, sporządzania szczegółowych raportów czy łatwiejszego kontrolowania dużej ilości pozycji dostępnych na magazynie, o tyle mniejsze przedsiębiorstwa, punkty usługowe czy gastronomiczne nie mają odgórnie narzuconego obowiązku stosowania kasy fiskalnej i mogą dokonać wyboru urządzenia odpowiadającego bardziej ich potrzebom i sytuacji finansowej firmy. Firma SET Maciej Rosik z siedzibą w Poznaniu specjalizuje się we wdrażaniu programów handlowych, sprzedaży i serwisie kas oraz drukarek fiskalnych w wersji stacjonarnej i mobilnej, a także służy specjalistycznym doradztwem przy wyborze modelu dostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa lub własnej działalności gospodarczej.