Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż detaliczną posiadają w swoich punktach handlowych urządzenia rejestrujące, które zobowiązani są zgłosić do okresowego badania technicznego. Ustawa o VAT jasno wskazuje, w jakich przypadkach konieczne jest dokonanie przeglądu kasy fiskalnej. Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt. 4 serwis musi przeprowadzić właściwy podmiot posiadający ważny identyfikator. Natomiast według § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów kontrola stanu technicznego sprzętu powinna odbywać się nie rzadziej niż raz na dwa lata, licząc od dnia fiskalizacji. Nie jest więc to czynność jednorazowa, a za jej zaniechanie grożą poważne konsekwencje, w tym kara finansowa.
Przegląd kasy fiskalnej a ustawa o VAT
W przypadku pierwszego przeglądu urządzenia rejestrującego termin dwuletni rozpoczyna się od dnia jego fiskalizacji. Jest to czynność polegająca na zsynchronizowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią kasy. Wieńczy ją wydruk dobowego raportu dołączanego do książki sprzętu. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził stanowisko, że każdego kolejnego badania technicznego należy dokonać nie później niż dwa lata od daty poprzedniego przeglądu. Wyjątek wprowadzony przez ustawodawcę obejmuje taksówkarzy, którzy zobowiązani są zgłosić kasę rejestrującą do punktu serwisowego w terminach wymaganych do następnej legalizacji (nie rzadziej niż co 25 miesięcy). Wskazują je odrębne przepisy o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru.
Warto również pamiętać, że przeglądu kasy fiskalnej nabytej na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu należy dokonać po objęciu jej w używanie, przed dniem fiskalizacji. Osobą uprawnioną do wykonania badania technicznego jest serwisant dysponujący aktualnym identyfikatorem. Jego dane są na stałe zapisane w książce kasy rejestrującej. Będzie to ten sam punkt, w którym przedsiębiorca zakupił urządzenie. Jest nim:
- producent krajowy danego typu kasy,
- podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu określonego modelu,
- podmiot, który nabył prawo do prowadzenia serwisu kas na podstawie umowy – posiada siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Polski.
Zmiana takiego podmiotu jest możliwa, lecz wymaga dopełnienia określonych formalności prawnych.
Przegląd kasy fiskalnej – na czym polega?
Według § 55 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej wiąże się z:
- sprawdzeniem stanu i liczby plomb kasy oraz ich zgodności z zapisem w książce, a także dokumentacją związaną z prowadzonym serwisem,
- oględzinami stanu obudowy urządzenia,
- określeniem poprawności działania kasy, zwłaszcza w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych,
- weryfikacją czytelności dokumentów drukowanych przez kasę,
- kontrolą programu pracy kasy rejestrującej oraz modułu służącego do odczytu pamięci (w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – kontrola programu archiwizującego),
- audytem poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy,
- sprawdzaniem stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy,
- weryfikacją poprawności ustawień zegara urządzenia rejestrującego.
Badanie techniczne urządzenia fiskalnego należy zakończyć poprzez wprowadzenie wyniku przeglądu do książki kasy wraz z zaleceniami pokontrolnymi oraz kopią dokumentu potwierdzającego dokonanie prac serwisowych. W przypadku kas online niezbędne jest zapisanie badania technicznego w pamięci fiskalnej. Tylko terminowy i prawidłowo przeprowadzony przegląd kasy uchroni przedsiębiorcę przed dodatkowymi karami pieniężnymi i sankcjami w postaci np. konieczności zwrócenia do urzędu skarbowego ulgi, z której wcześniej skorzystał na dany model.
Przegląd kasy fiskalnej po terminie wiąże się z koniecznością zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup urządzeń rejestrujących, jeżeli w okresie trzech lat od daty rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przedsiębiorcy zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w odpowiednim terminie zgłoszenia kasy do obligatoryjnego przeglądu technicznego przez właściwy serwis. Nałożona kara pieniężna powinna zostać uregulowana w ciągu 14 dni od dnia otrzymania decyzji.