Filie POS są jednym z kilku rozwiązań opartych na programie Small Business, pozwalających na obsługę sprzedaży w sieci sklepów.
Zostały opracowane z myślą o sieciach, gdzie w obrocie znajduje się niewielka liczba, niskorotujących towarów. Świetnie spełniają swoją rolę np. w sklepach mięsnych, odzieżowych, obuwniczych lub w sklepach firmowych producenta (np. piekarni).
Ze względu na ogromną ilość towarów i różnorodności wykonywanych operacji, nie zalecamy stosowania ich w dużych sklepach spożywczych.
Znajdują zastosowanie w mocno scentralizowanych sieciach sklepów, gdzie większość czynności wykonywanych jest przez centralę (zakupy, rozliczanie sprzedaży, zamawianie towarów, księgowość, itd), a rola filii ogranicza się do sprzedaży tego co zostanie dostarczone przez centralę.
W centrali znajduje się stanowisko/stanowiska z programem Small Business w dowolnej wersji (sprzedaż, KPiR, KH, kadry-płace, itd.), z którego wysyłane są informacje o stanach magazynowych do filii oraz w drodze powrotnej odbierane dane nt. wielkości sprzedaży i rozliczeń z kontrahentami (kasy got., banki).
Filie natomiast wyposażone są w stanowiska POS (Point Of Sale) – składające się z komputera, drukarki fiskalnej i programu Small Business.
Poniższy schemat obrazuje tryb pracy w sieci sklepów posługującymi się filiami POS. Poszczególne etapy opisanie są poniżej.
11. Inwentura – przesłanie protokołu różnic z programu pracującego w filii do programu w centrali.
Wszelkie zmiany naniesione w magazynie 0 zostaną odzwierciedlone w tabeli: Raport z importu magazynu z rozbiciem na poszczególne towary. Mówimy tu oczywiście o zmianach zasadniczych dla pracy filii, czyli o zmianach cen, stawek VAT i wprowadzeniu nowego towaru. Informacje na temat modyfikacji poszczególnych towarów odnotowane zostają w polu opis, które może przyjąć trzy wartości: Nowy, Cena i VAT.
Dodatkowo w raporcie dostępna jest opcja drukowania etykiet co umożliwia szybkie wydrukowanie etykiet bądź przywieszek dla towarów nowych i zmienionych.
Raport został wyposażony w opcję porównującą zmiany wprowadzone w towarze, ze stanem poprzednim. Informacje wyświetlają się w dodatkowym okienku wywoływanym klawiszem F4.
Możliwość zażądania dokonania przeceny towarów przez filię i wysłania go do centrali.
Do tworzenia i wysyłania żądań służy tabela w menu Filie pt.: Żądanie dokonania przeceny. Po stronie centrali ta sama tabela służy do odbierania żądań z filii i nanoszenia zmian cen w magazynie (klawisze F6 Odpisz wybraną, F7 Odpisz wszystkie).
Kolejność postępowania:
Inwentaryzacja wykonana w filii w prostu sposób może zostać przeniesiona do centrali w celu zaktualizowania stanów magazynowych.
Po wypełnieniu protokołu różnic w filii (Raporty -> Inwentura -> Protokół różnic), wciskamy klawisz F9 Inne operacje i wybieramy F3 Export do centrali. W oknie Konfiguracja eksportu określamy w jaki sposób protokół różnic zostanie wysłany do centrali (plik, e-mail, ftp).
W programie pracującym w centrali wchodzimy do Protokołu różnic, wciskamy klawisz F9 Inne operacje i wybieramy F3 Import z filii. Po wczytaniu danych z pliku, wprowadzamy zmiany do magazynu klawiszem F6 Wprowadź zmiany do magaz.. Program automatycznie rozpoznaje jakiego magazynu dotyczy wczytana korekta stanów.
W filiach POS nie istnieje rozróżnienie wersji programu dla centrali i filii. Programy instalowane w poszczególnych placówkach posiadają identyczny moduł filialny.
Mogą one oczywiście różnić się w zakresie posiadanych modułów (księga przychodów i rozchodów, księga handlowa, kadry-płace, itd.).
Po zainstalowaniu programu należy podać parametr określający czy będzie on pełnił rolę centrali czy filii. Należy to zrobić w opcji: Filie -> Konfiguracja transmisji.
Centrala otrzymuje numer: 0, filie zaś kolejne numery: 1, 2, 3… (max. 99).
Konfigurując program pracujący w centrali, po podaniu numeru oddziału (0), pojawia się lista filii utworzona na podstawie listy magazynów.
Za pomocą klawisza Enter otwieramy okno gdzie możemy podać dane placówki: nazwę, adres, przypisanie importowanych kas gotówkowych i kont bankowych do kas i kont w centrali.
Kolejne okno pozwala zdefiniować sposób transmisji danych do filii, może się ona odbywać za pomocą: dyskietki, internetem (FTP), poprzez plik czy pocztą internetową (e-mail).
Menu Filie zawiera również raport pt.: Raport z importu dokumentów. Program odnotowuje tu informacje o dokumentach, które zmieniły wartość lub zostały nadesłane do centrali powtórnie
Filie POS są optymalnym rozwiązaniem dla niewielkich sieci sklepów, najlepiej należących do jednego właściciela. Jest to system elastyczny, łatwy do wdrożenia i nie nastręczający problemów podczas eksploatacji.
Jego budowa minimalizuje prawdopodobieństwo występowania pomyłek i daje właścicielowi pełną kontrolę nad procesem sprzedaży prowadzonym w wielu miejscach równocześnie.