CHART OPROGRAMOWANIE DLA HOTELU

System hotelowy CHART dzięki swojej niezawodności, uniwersalności i modułowości, znajduje szerokie zastosowanie w hotelach, pensjonatach, ośrodkach wypoczynkowych i sanatoriach.

System z powodzeniem może być stosowany zarówno w małych, jak i dużych obiektach. Pomimo że program zawiera bogaty pakiet funkcji charakteryzuje się łatwością obsługi.

PRZY ZMIANIE OPROGRAMOWANIA KONKURENCYJNEGO NA CHART OFERUJEMY ATRAKCYJNE RABATY.

WYGODNA OBSŁUGA

Przy wdrażaniu oprogramowania nie są wymagane długie, czasochłonne i kosztowne szkolenia.

Współpraca pomiędzy użytkownikiem i programem realizowana jest za pośrednictwem kolorowych ikon, czytelnych przycisków oraz logicznie powiązanych okien. Liczne grono użytkowników systemu CHART przekonało się, że jest to najbardziej przyjazne oprogramowanie hotelowe na rynku.

NARZĘDZIE DLA PRACOWNIKÓW I KADRY ZARZĄDZAJĄCEJ

System może pracować w lokalnej sieci komputerowej i być użytkowany jednocześnie przez wielu operatorów: recepcjonistów, kadrę managerską, księgowość, dział marketingu.

AUTOMATYKA HOTELOWA

Program hotelowy CHART współpracuje z szeroką gamą urządzeń i systemów informatycznych i telekomunikacyjnych, automatyzując i upraszczając codziennie wykonywane zadań. Komunikacja obejmuje między innymi centrale telefoniczne oraz systemy taryfikacyjne, drukarki fiskalne, systemy zamków hotelowych, systemy księgowe i płatnicze.

REZERWACJE INTERNETOWE

W odpowiedzi na zapotrzebowanie klientów przygotowany został moduł rezerwacji internetowych, a dla klientów zainteresowanych współpracą na platformie B2B – system Chartnet. System jest na bieżąco rozbudowywany i uaktualniany, zgodnie z oczekiwaniami i życzeniami naszych klientów oraz ze zmieniającym i się przepisami. Bezpośrednią pomoc przy wdrożeniu i eksploatacji świadczyć może dowolna spośród 100 współpracujących z nami firm Partnerskich.

System hotelowy CHART dzięki swojej niezawodności, uniwersalności i modułowości, znajduje szerokie zastosowanie w hotelach, pensjonatach, ośrodkach wypoczynkowych i sanatoriach. System jest na bieżąco rozbudowywany i uaktualniany, zgodnie z oczekiwaniami i życzeniami naszych Klientów oraz ze zmieniającymi się przepisami. Bezpośrednią pomoc przy wdrożeniu i eksploatacji świadczyć może dowolna spośród 100 współpracujących z nami firm. Zarejestrowanym klientom oferujemy pomoc telefoniczną.

KONFIGURACJA DOSTOSOWANA DO POTRZEB HOTELU

Dzięki moduarnej budowie system hotelowy CHART z powodzeniem może być stosowany zarówno w małych, jak i dużych obiektach. Poniżej opisujemy poszczególne moduły.

*Dodatkowe interfejsy do programu CHART

1. Recepcja

Moduł recepcja programu hotelowego CHART przeznaczony jest do wspomagania pracy personelu recepcyjnego, działu marketingu oraz kadry zarządzającej hotelu. Z tego miejsca dostępne są wszystkie kluczowe informacje, niezbędne dla poprawnego działania hotelu: bieżący podgląd pokoi, lista meldunków, księga rezerwacji. Kolorowy diagram hotelu umożliwia między innymi podejrzenie bieżącego i planowanego obłożenia, wyszukiwanie rezerwacji wymagających wpłaty zaliczki, dodawanie i przenoszenie rezerwacji oraz meldunków.

Podstawowe czynności recepcyjne realizowane są za pośrednictwem ksiąg, których nazewnictwo jednoznacznie skojarzone jest z zakresem oferowanych funkcji. Funkcje dotyczące procesu rezerwacji gromadzone są w Księdze Rezerwacji, meldowanie i wymeldowanie odbywa się w Księdze Meldunkowej, itp.

Logicznie powiązane okna umożliwiają płynne przechodzenie od jednej funkcji do drugiej, a rozbudowany system uprawnień pozwala konfigurować dostęp dla każdego z użytkowników z osobna.

DIAGRAM REZERWACJI

Diagram rezerwacji i meldunków oferuje pakiet funkcji obejmujący obsługę procesu rezerwacji i meldowania. W czytelny sposób, w formie kolorowych pasków, pokazuje obłożenie i dostępne pokoje w wybranym okresie. Wygląd diagramu może się zmieniać w zależności od informacji, których potrzebujemy w danej chwili. Standardowo paski rezerwacji i meldunków zależą od potwierdzenia rezerwacji, typu rezerwacji i meldunku (indywidualne i grupowe) oraz stanu rozliczenia gościa. Po przyciśnięciu odpowiedniego przycisku, na paskach widoczne są nazwiska gości oraz nazwy firm. Istnieje możliwość przydziału indywidualnego koloru dla rezerwacji lub meldunku z wybranej firmy. Nazewnictwo pokoi oraz ich kolorystyka jest dowolna. Odmiennym, alarmowym kolorem zaznaczone są te pokoje, z których w dzisiejszym dniu wyjeżdżają goście.

KSIĘGI HOTELOWE

Zarówno z grafika hotelowego, jak i z menu programu, dostępne są dwie podstawowe księgi systemu: Rezerwacji i Meldunków. Pierwsza zawiera informacje o planowanych pobytach gości, druga – o bieżących. Wprowadzanie i edycja danych możliwa jest z poziomu grafika i – rzecz jasna – z samej księgi.

KSIĘGA REZERWACJI

Księga Rezerwacji pozwala na wprowadzanie szeregu informacji, poczynając od najbardziej podstawowych – terminu pobytu i standardu przydzielonych pokoi, poprzez szczegółowe rozplanowanie pobytu, status rezerwacji (potwierdzona, niepotwierdzona, oczekiwana zaliczka) aż do wprowadzania nowych dokumentów zapłaty. Dla rezerwacji grupowych możliwe jest wprowadzanie komentarzy do wszystkich rezerwacji. Z poziomu Księgi możliwy jest dostęp do danych archiwalnych, co przydatne jest w przypadku obsługi stałych gości. Na etapie planowania pobytu przypisać można rabat. Dla hoteli prowadzących sprzedaż poprzez biura podróży przygotowana została możliwość wprowadzania informacji o pośrednikach.

KSIĘGA MELDUNKÓW

Księga Meldunkowa pozwala na wprowadzanie informacji o gościach aktualnie przebywających w hotelu. Możliwe jest zarówno zrealizowanie wcześniejszej rezerwacji, jak i szybkie zameldowanie nowego gościa. W powiązaniu z Księgą Obciążeń system umożliwia bieżące prowadzenie rachunku gościa, z uwzględnieniem rabatowania dowolnych usług, przenoszenie obciążeń na konto firmy w przypadku klientów biznesowych czy rozliczanie zaliczek. Z poziomu księgi Meldunkowej możliwe jest również drukowanie kart pobytu, programowanie systemu zamków, czy tworzenie kart rabatowych w systemie Gastro Szef. W przypadku obiektów sanatoryjnych możliwe jest również wprowadzanie podstawowych informacji na temat skierowania gościa na pobyt kuracyjny. Dla klientów prowadzących szczegółową dokumentację pobytu przygotowany został moduł Rehabilitacji.

Księga Meldunkowa jest też miejscem obsługi gości wyjeżdżających z hotelu. Wymeldować można wszystkich lub wybranych gości z pokoju lub grupy. System kontroluje stan rozliczeń każdego z gości, uniemożliwiając wymeldowanie bez rozliczenia rachunku. Możliwe jest wystawienie dowolnego dokumentu sprzedaży (z uwzględnieniem wcześniejszych zaliczek) lub przeniesienie płatności na konto odroczone (do późniejszego rozliczenia). Informacja o wymeldowaniu przesłana być może do pozostałych systemów hotelowych: zamków, centrali telefonicznej, systemu gastronomicznego, zapobiegając ewentualnym nadużyciom. Na bieżąco modyfikowany jest również status pokoi, co pozwala na zarządzanie służbą pięter.

SZCZEGÓŁOWE ROZLICZANIE POBYTU

Obok podstawowych funkcji, opisanych powyżej, system umożliwia również: wprowadzanie cen, obsługę telefonów hotelowych (odczyt rozmów, blokowanie telefonu, usługi budzenia), szybkie sprawdzanie i zmianę statusu pokoi, przygotowywanie raportów dla służby pięter, tworzenie codziennych zestawień (listy przyjazdów, list gości przebywających, itp.). Wbudowane w system funkcje notatnika oraz komunikatora ułatwiają wymianę informacji pomiędzy użytkownikami systemu.

Wszystkie czynności rejestrowane są w dzienniku systemu, a dostęp do poszczególnych funkcji systemu kontrolowany jest poprzez rozbudowany system uprawnień.

WYBRANE FUNKCJE:

REZERWACJE

• Proste tworzenie i modyfikacja.
• Rezerwacje grup, osób indywidualnych na standardy, miejsca lub pokoje.
• Rezerwacje grupowe – łatwe zarządzanie całą grupą.
• Planowanie żywienia dla przyszłych gości.
• Wprowadzania dowolnych uwag dotyczących gościa, grupy.
• Wprowadzanie oczekiwanej kwoty zadatku, możliwość kontroli płatności.
• Potwierdzenia rezerwacji: dowolna forma, możliwość wydrukowania potwierdzenia lub wysłania go mailem.
• Rabaty do rezerwacji i meldunków.
• Pośrednicy – prowadzenie rozliczeń z biurami turystycznymi, agentami, itp.
• Obsługa zaliczek.
• Graficzna prezentacja rezerwacji.
• Możliwość drukowania diagramu.
• Zestawienia obłożenia hotelu.
• Kalkulator dostępności obiektu – wyszukiwanie pokoi dostępnych w zadanym okresie.
• Definiowanie cen i cenników sezonowych.
• Raportowanie rezerwacji.

MELDUNKI

• Meldowanie gości indywidualnych, grup na miejsca lub pokoje.
• Realizacja wcześniejszych rezerwacji.
• Uproszczone meldowanie grupowe, łatwe zarządzanie i wymeldowanie.
• Prosta edycja meldunku (domeldowanie osoby, zmiana pokoju, zmiana terminu meldunku, usług dodatkowych).
• Uproszczone domeldowywanie.
• Szybki podgląd bieżących meldunków.
• Rodzaje pobytów – szablony przydzielanych usług; możliwość tworzenia zestawień i profilowanie gości.
• Automatyczne obciążanie i przeliczanie rachunku gościa zgodnie z bieżącymi danymi meldunkowymi.
• Obsługa zaliczek, przenoszenie zaliczek z rezerwacji.
• Łatwe rozliczanie wszystkich lub wybranych gości.
• Wymeldowanie gościa zakończone wystawieniem dowolnego dokumentu, z dowolną formą płatności.
• Obsługa systemu zamków hotelowych, programowanie kart rabatowych systemu Gastro SZEF.
• Trzy predefiniowane karty pobytu w językach: polskim, angielskim i niemieckim; możliwość edycji treści karty; dodawanie kolejnych wydruków.
• Zbieranie zgody na przetwarzanie danych osobowych i wysyłanie informacji handlowych.

INNE FUNKCJE

• Pogląd bieżącego stanu pokoi.
• Planowane i nieplanowane wyłączenia pokoi – awarie i remonty.
• Podgląd i zarządzanie stanem telefonów (taryfikacja, blokowanie, budzenie, itp.).
• Przesyłanie wiadomości pomiędzy stanowiskami.
• Konfigurowalne uprawnienia.

2. Obciążenia i sprzedaż

Księga Obciążeń pozwala na przeglądanie, zarządzanie i rozliczanie wszelkiego rodzaju należnościami, wynikającymi z meldunku: pobytowymi, żywienia, usług dodatkowych. Dzięki połączeniu z modułem Sprzedaży jest wygodnym i elastycznym narzędziem, pozwalającym szybko i sprawnie rozliczyć gościa. Zależnie od konfiguracji systemu, rozliczenie może nastąpić w chwili wymeldowania gościa lub w formie płatności odroczonej.

CENTRUM ROZLICZEŃ

Moduł Księgi Obciążeń stanowi centrum rozliczeń pobytu gościa lub grupy. To tutaj znajdą się wszelkie należności z tytułu pobytu gościa, przydzielonego mu wyżywienia, wykorzystania dodatkowych zasobów (np. sauny lub SPA). Tutaj także trafiać mogą płatności z hotelowej restauracji, rachunki telefoniczne, itp. W każdej chwili możliwy jest podgląd zobowiązań, zarówno już rozliczonych, jak i pozostających do zapłacenia. Dla hoteli biznesowych przygotowano mechanizm automatycznego przenoszenia obciążeń na konta firm, dzięki czemu łatwiejsze stają się okresowe rozliczenia.

Po odpowiednim przygotowaniu cenników pokoi i wyżywienia system może automatycznie obciążać rachunek gościa, dzięki czemu unika się pomyłek związanych z ręcznym prowadzeniem rozliczeń. Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość wykorzystania w rozliczeniu wcześniej wpłaconych zaliczek.

MODUŁ SPRZEDAŻY

Moduł Sprzedaży pozwala na wystawianie paragonów fiskalnych, faktur i rachunków, korekt, dokumentów proforma i walutowych oraz dokumentów kasowych. Zależnie od konfiguracji część z nich może być wystawiana automatycznie lub pomijana.

PEŁNA KONTROLA UPRAWNIEŃ

Szeroko konfigurowalne uprawnienia pozwalają na ograniczenie dostępu do poszczególnych dokumentów. Równie elastyczne są możliwości konfiguracji wydruków – począwszy od automatycznego łączenia pozycji, poprzez modyfikację treści i wyglądu dokumentów aż do wydruków dwujęzycznych. Konfigurowalny system numeracji dokumentów pozwala na ich dostosowanie do wymagań każdego z naszych klientów. Do każdego z dokumentów sprzedaży możliwe jest wydrukowanie szczegółowej specyfikacji rozliczanych usług.

WYBRANE FUNKCJE:

• Rozliczenie wszystkich lub wybranych usług, z jakich korzystał klient lub grupa.
• Przeliczanie obciążenia gościa wg aktualnego stanu meldunku.
• Automatyczne naliczanie obciążeń usług gastronomicznych przesyłanych z programu POS.
• Automatyczne lub opcjonalne przenoszenie obciążeń na konta firm.
• Konta odroczone gościa lub grupy – odroczenie płatności.
• Edycja obciążeń, grupowanie i rozgrupowywanie, łączenie i podział.
• Wprowadzenie dowolnej ilości usług dodatkowych do rachunku gościa.
• Wystawianie dokumentów sprzedaży do obciążeń lub niezależnie od nich.
• Szeroka lista uprawnień, możliwość odebrania dostępu do niektórych funkcji (np. usuwania dokumentów lub wystawiania korekt).
• Rejestracja przeprowadzonych operacji w dzienniku czynności systemu.
• Dowolnie definiowalne okresy księgowe, po zamknięciu których edycja dokumentów jest niemożliwa.
• Definiowalne formy płatności.
• Możliwość ustalenia domyślnej formy zapłaty, skracającej czas wystawiania dokumentów.
• Elektroniczna realizacja transakcji poprzez softwarowy terminal Celto.
• Możliwości dowolnej konfiguracji numerowania dokumentów oraz ich formatów, dwa rejestry faktur.
• Obsługa zaliczek.
• Możliwość wystawiania faktur walutowych.
• Automatyczna lub opcjonalna fiskalizacja faktur.
• Szerokie możliwości zmiany treści dokumentów.
• Konfigurowalne logo hotelu na wydrukach.
• Nazwy na fakturze – towarom można przypisać nazwy, wg których będą automatycznie grupowane na wydruku.
• Możliwość drukowania szczegółowego rachunku informacyjnego (specyfikacji faktury lub paragonu), zawierającego dane na temat obciążeń i gości.
• Podgląd dokumentów archiwalnych.
• Przesyłanie utworzonych dokumentów zapłaty do systemów FK.

3. Moduł GASTRO

W przypadku, gdy hotel połączony jest z obiektem gastronomicznym, wyposażonym w oprogramowanie Gastro, możliwe jest współdziałanie zarówno z programem Gastro POS, służącym do obsługi kelnerskiej, jak i programem Gastro SZEF przeznaczonym do zarządzania procesami kalkulacyjno-magazynowymi.

Połączenie systemu gastronomicznego z hotelowym umożliwia rejestrację obciążenia na stanowisku kelnerskim z jednoczesnym wysłaniem należności do stanowiska recepcyjnego. Przesłana informacja gromadzona jest wraz z innymi pozycjami nierozliczonymi na koncie gościa. W każdym momencie może być ono rozliczone dowolnym rachunkiem za wszystkie lub wybrane obciążenia, łącznie z usługą gastronomiczną.

System CHART połączony z programem Gastro Szef pozwala na realizowanie tzw. małej sprzedaży na recepcji. Funkcje rozchodowania po sprzedaży, charakterystyczne dla gastronomii, znajdują zastosowanie przy kontroli sprzedaży słodyczy, map, przewodników, czasopism itp.

Dodatkową zaletą połączenia systemów CHART i Gastro jest możliwość programowania kart rabatowych systemu Gastro w chwili meldowania gości. Po odczytaniu karty w czytniku jest ona automatycznie zapisywana w bazie danych systemu. W każdej chwili jest możliwa edycja lub unieważnienie karty – po odpowiednim skonfigurowaniu systemu może dziać się to automatycznie w chwili wymeldowania.

WYBRANE FUNKCJE:

• Współpraca z programem Gastro POS – możliwość zamykania rachunków na pokój.
• Łatwe wystawianie faktury za cały pobyt, z uwzględnieniem gastronomii.
• „Mała sprzedaż” na recepcji i przesyłanie do Gastro Szefa.
• Tworzenie kart rabatowych systemu Gastro w chwili meldowania gościa.

4. Moduł żywienie

Coraz powszechniejszym standardem staje się oferowanie gościom hotelowym możliwości korzystania z hotelowej restauracji. System CHART umożliwia zarówno planowanie posiłków na etapie rezerwacji, jak i szczegółowe rozliczanie w trakcie pobytu.

OBSŁUGA WIELU FORM ŻYWIENIA

Moduł Żywienia w systemie Chart ma charakter otwarty, dzięki czemu możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby posiłków i ich rodzajów (diet). Rozwiązanie to pozwala na wykorzystanie modułu zarówno w małych pensjonatach, jak i obiektach sanatoryjnych, stosujących zróżnicowane formy żywienia. Dla każdego ze zdefiniowanych posiłków możliwe jest również ustalenie ceny dla jednej z trzech pre definiowanych porcji.

ŁATWA MODYFIKACJA

Żywienie przydzielone na etapie rezerwacji może być automatycznie przeniesione do meldunku gościa; w chwili meldowania można również przydzielić je na nowo. W każdej chwili możliwe jest także zmodyfikowanie przydzielonych posiłków, zgodnie z życzeniami gościa. Wszelkie modyfikacje automatycznie przekładają się na stan rachunku gościa.

LICZNE RAPORTY

System oferuje również bogate raportowanie zaplanowanego wyżywienia, począwszy od raportów dla gastronomii, aż do raportów stanowiących podstawę rozliczenia grup zorganizowanych.

WYBRANE FUNKCJE:

• Możliwość definiowania dowolnych posiłków: typów i rodzajów, wraz z cenami.
• Kolejność posiłków, posiłki wykluczające się.
• Trzy predefiniowane wielkości porcji.
• Czytelny moduł żywienia, łatwość modyfikacji.
• Możliwość zmiany zaplanowanego żywienia w trakcie meldowania.
• Żywienie dla gości dodatkowych.
• Rozbudowane raporty żywienia: dla gastronomii, dla grupy, itp.

5. Moduł zasoby

Obok rezerwacji pokoi często spotykane są szeroko rozumiane rezerwacje zasobów: sal konferencyjnych, gabinetów odnowy biologicznej, rowerów, itp. Dzięki modułowi możliwe jest prowadzenie rezerwacji takich zasobów oraz rozliczanie – jako obciążeń, dopisywanych do konta gości, fakturami, rachunkami lub paragonami. Dla rezerwowanych zasobów możliwe jest drukowanie potwierdzeń, które stanowić mogą formę biletu.

KSIĘGA ZASOBÓW 

Księga Zasobów jest miejscem, w którym dostępne i modyfikowane są informacje na temat rezerwacji dodatkowych zasobów hotelu – takich jak sale konferencyjne, gabinety SPA czy rowery. Dla każdego ze zdefiniowanych zasobów ustalić można standardowe okresy jego rezerwacji (z uwzględnieniem czasu przygotowania), możliwość rezerwacji wyłącznej (na przykład sal konferencyjnych) oraz ceny.

GRAFIK WYKORZYSTANIA ZASOBÓW

Planowane i rzeczywiste wykorzystanie zasobów odzwierciedlane jest na grafiku rezerwacji. Z tego poziomu, jak również z Księgi Rezerwacji, można szybko modyfikować wskazaną rezerwację. Po dokonaniu lub modyfikacji możliwe jest wydrukowanie potwierdzenia rezerwacji, stanowiącego uproszczoną formę biletu.

ROZLICZENIE WYKORZYSTANIA

Zrealizowane rezerwacje można rozliczać: bezpośrednio, wystawiając dokument sprzedaży lub w formie płatności odroczonej – przenosząc na rachunek gościa, grupy lub firmy. Dzięki filtrom w Księdze Rezerwacji możliwe jest szybkie wyszukanie zrealizowanych, a nie rozliczonych rezerwacji.

WYBRANE FUNKCJE:

• Rezerwacja innych zasobów hotelowych, takich jak: sale konferencyjne, projektory, sauna, basen, itp.
• Dowolna liczba zasobów i ich rodzajów.
• Rozliczanie płatności natychmiast lub na przeniesienie na rachunek gościa.
• Możliwość wydruku biletów.

6. Moduł rehabilitacja

W obiektach świadczących usługi rehabilitacyjne i zabiegowe równie ważne, co prawidłowe przyjęcie i rozliczenie gościa, jest również prowadzenie dokumentów dotyczących szczegółów jego pobytu, przeprowadzonych zabiegów i formy leczenia. Dla takich właśnie użytkowników stworzony został moduł Rehabilitacji.

Moduł Rehabilitacji w oparciu o dane wprowadzane w systemie Chart pozwala na prowadzenie rozliczeń turnusów rehabilitacyjnych oraz dokumentów związanych z leczeniem i pobytami kuracjuszy. Zależnie od konfiguracji dokumenty te mogą być tworzone i modyfikowane ręcznie lub automatycznie, na podstawie danych wprowadzonych w systemie Chart.

W chwili obecnej system pozwala na prowadzenie trzech rodzajów kart, opisujących stan zdrowia i przebieg leczenia pacjentów (karty historii choroby, karty informacyjne leczenia i karty rehabilitacji) oraz trzech rodzajów sprawozdań dla każdego z turnusów (lista refundacji, lista osób skierowanych, szczegółowy wykaz osób rehabilitowanych).

WYBRANE FUNKCJE:

• Import danych gości bezpośrednio z systemu hotelowego.
• Prowadzenie dokumentacji pobytu i rehabilitacji gościa.
• Tworzenie dokumentów rozliczeń z ZUS/KRUS/NFZ.
• Automatyczne aktualizowanie powiązanych danych.
• Łatwy dostęp do danych archiwalnych, śledzenie poprzednich pobytów gościa.

7. Moduł rezerwacji internetowych

Coraz więcej obiektów o charakterze hotelarskim umieszcza w Internecie własne strony, zawierające opis obiektu bogato ilustrowany zdjęciami oraz cennik usług. Jest to skuteczny sposób na promocję swoich usług, adresowany do biur turystycznych oraz klientów indywidualnych na całym świecie. Co więcej, komunikacja za pośrednictwem sieci umożliwia bezpośrednie rezerwowanie pokoi w hotelu, skutecznie uzupełniając tradycyjne kanały rezerwacji.

System CHART oferuje narzędzie pomagające recepcjoniście w skuteczny sposób obsłużyć rezerwacje dokonywane za pośrednictwem sieci internetowej. Po umieszczeniu na witrynie WWW hotelu odpowiedniego formularza przyszli goście hotelowi będą w stanie samodzielnie przesłać rezerwację do hotelu. E-maile przesyłane na wybrany adres pocztowy są okresowo odczytywane przez moduł Internet. Po odebraniu wiadomości recepcjoniści mogą sprawdzić dostępność miejsc w systemie, a następnie zatwierdzić lub anulować rezerwację. Dla zatwierdzonych rezerwacji możliwe jest automatyczne przesyłanie potwierdzenia rezerwacji na adres e-mail gościa.

WYBRANE FUNKCJE:

• Okresowe pobieranie nowych rezerwacji z serwera.
• Przeglądanie listy rezerwacji internetowych.
• Usuwanie rezerwacji internetowych.
• Odmowa rezerwacji.
• Automatyczna odpowiedź – potwierdzenie.

8. Moduł zestawienia

Moduł Zestawienia jest narzędziem pozwalającym w szybki i łatwy sposób uzyskać pełny obraz hotelu, m.in. odczytać dane o prowadzonych rezerwacjach i meldunkach, utworzyć zestawienia księgowe i sprzedaży, opracować informacje statystyczne o wykorzystaniu obiektu.

Zestawienia są odrębnym programem, który może być uruchamiany zarówno z systemu CHART, jak i niezależnie o niego.Dostęp do poszczególnych zestawień kontrolowany jest za pomocą uprawnień, analogicznie jak w systemie CHART.

Zestawienia pogrupowane są wg następujących kategorii: Recepcja, Finanse, Archiwum, Hotel, Statystyka, GUS.

WYBRANE FUNKCJE:

• Zestawienia obejmujące podstawowe dane hotelowe (bieżące i archiwalne): księga rezerwacji, meldunków, obciążeń, listy przyjeżdzających, przebywających, wyjazdów, itp.
• Zestawienia finansowe: raporty kasowe, rejestry VAT, zestawienie sprzedaży, itp.
• Zestawienia statystyczne i marketingowe: obłożenia hotelu, obecności firm, cen pokoi, itp.
• Dodatkowe zestawienia: raport urodzin gości hotelowych, itp.
• Automatyczny wydruk zestawienia KT-1.
• Możliwość tworzenia zestawień szczegółowych i zagregowanych, z uwzględnieniem różnych kryteriów.
• Możliwość konfiguracji treści i wydruku raportów.

9. Moduł archiwum

Ogromna większość czynności, wykonywanych w hotelu, ma charakter powtarzalny. Dotyczy to zarówno wystawiania dokumentów sprzedaży, jak i bezpośredniej obsługi gości. Aby ułatwić użytkownikom pracę z systemem, wprowadzony został szereg słowników, zawierających dane stałe (listy usług, dane firm i gości, itp.). W celu ułatwienia kontroli dodano również słowniki danych archiwalnych (rezerwacji, meldunków, dokumentów, itp.).

Za pomocą modułu Archiwum możliwe jest wprowadzenie do systemu podstawowych danych, porządkujących i ułatwiających pracę użytkowników. Do danych tych zaliczyć można definicje grup towarowych, usług i towarów, jednostek miary czy form płatności. Odrębną grupę stanowią dane dotyczące kontrahentów, z którymi hotel najczęściej współpracuje: stałych lub zameldowanych gości, firm, pośredników (agentów turystycznych, biur podróży, itp.).

Dodatkowo moduł Archiwum pozwala na podejrzenie wykonanych wcześniej rezerwacji i meldunków (z możliwością wyszukiwania pozycji usuniętych) oraz wystawionych dokumentów (faktur i rachunków, paragonów, dokumentów kasowych).

Podobnie jak w przypadku pozostałych funkcji systemu, także i tutaj dostęp do poszczególnych operacji kontrolować można za pomocą uprawnień użytkowników.

Wybrane funkcje:

• Definiowanie podstawowych danych w systemie: słowników towarów i usług, jednostek miary, form płatności.
• Informacje na temat stałych kontrahentów: gości, firm, pośredników.
• Kontrola poprawności wprowadzanych danych (PESEL, NIP), pola wymagane.
• Funkcje porządkowania danych (usługi i towary, firmy, goście).
• Możliwość podglądu danych bieżących i archiwalnych, filtrowania i wyszukiwania.

10. Moduł centrum

Na potrzeby obsługi sieci hoteli, stworzony został moduł Centrum. Składa się on z dwóch aplikacji – klienta, przesyłającego bazy z obiektów do centrali, oraz systemu centralnego, odczytującego i udostępniającego pobrane dane.

WYBRANE FUNKCJE:

• Automatyczna wysyłka o wybranej porze.
• Ponawianie wysyłki.
• Szyfrowanie danych.

---

*Dodatkowe interfejsy – współpraca z systemami zewnętrznymi

System CHART pozwala nie tylko na gromadzenie i analizę danych wprowadzanych przez użytkowników, ale współpracę z różnego rodzaju systemami i urządzeniami peryferyjnymi: centralami abonenckimi, zamkami elektronicznymi, drukarkami fiskalnymi, systemami FK. Szeroka lista obsługiwanych urządzeń, dostarczanych przez największych producentów, pozwala na łatwą integrację i automatyzację codziennych działań.  Współpraca systemu hotelowego CHART z innymi systemami

1. Systemy finansowo-księgowe:

Dokumenty wprowadzone w systemie hotelowym CHART – faktury, paragony, mogą w łatwy sposób zostać przesłane do systemów finansowo – księgowych.

Moduł eksportu do systemów księgowych pozwala na komunikację z oprogramowaniem najczęściej spotykanym na rynku:

• SYMFONIA F-K
• CDN Optima
• CDN – Księga Handlowa
• Rewizor
• Teta
• ProFinn

2. Obsługa płatności elektronicznych

System CHART może współpracować z systemem kart płatniczych. Dzięki temu możliwa jest natychmiastowa autoryzacja i potwierdzenie transakcji kartami lub – w przypadku systemu autorskiego, opartego na platformie Chartnet – bonami.

Transakcje w programie hotelowym CHART mogą być realizowane przy użyciu terminala kart płatniczych. Na rynku istnieją dwa sposoby realizowania płatności za pomocą kart płatniczych:

• Za pomocą fizycznego terminala kart płatniczego
• Za pomocą aplikacji np. CELTO firmy Novitus

 

Opis transakcji płatniczej wykonanej w programie Celto przy występującej komunikacji z programem CHART:

1. Personel obsługujący proces sprzedaży w momencie podania przez klienta karty płatniczej wybiera w programie sprzedażowym opcję Płatność kartą. Wybranie wymienionej opcji powoduje przesłanie kwoty dokonanego zakupu do aplikacji płatniczej i wywołanie okna aplikacji płatniczej z komunikatem „ODCZYTAJ KARTĘ SPRZEDAŻ”.
2. Personel weryfikuje fizyczne zabezpieczenia karty oraz jej datę ważności.
3. Obsługa przeciąga otrzymaną od klienta kartę płatniczą przez czytnik kart magnetycznych, gdzie zostaje odczytany numer karty. Odczytany numer wyświetla się w oknie aplikacji płatniczej i personel weryfikuje zgodność wyświetlonego numeru z numerem na karcie klienta. W przypadku zgodności numerów, personel naciska klawisz „Enter” i następuje w zależności od rodzaju karty weryfikacja podpisu lub zgodnosci PIN-u zakończona wydrukowaniem dwóch stosownych potwierdzeń.
4. Po pozytywnej autoryzacji transakcji w Centrum Rozliczeniowym aplikacja płatnicza każdorazowo drukuje na drukarce dwa potwierdzenia transakcji płatniczej a następnie paragonu fiskalnego sprzedaży.

Zasada działania

Program CELTO S1 działa tak samo jak aplikacja płatnicza terminala. Podczas transakcji płatniczej czytnik kart odczytuje dane zapisane na pasku magnetycznym karty płatniczej, PIN Pad umożliwia weryfikację kodu PIN karty, a program płatniczy CELTO S1 dokonuje autoryzacji karty komunikując się z Centrum Rozliczeniowym poprzez:

• analogowy modem komputerowego stanowiska kasowego
• GPRS-owy koncentrator
• sieć internet w przypadku zestawienia kanału VPN między klientem a Centrum Rozliczeniowym

3. Zamki elektroniczne

Systemy zamków elektronicznych zastępują w hotelu tradycyjne zamki i klucze, wykorzystując technologię plastikowych kart magnetycznych, kart chipowych bądź zbliżeniowych identyfikatorów (kart, zegarków, breloków).

Po wydaniu karty na recepcji, gość nie tylko może otworzyć swój pokój oraz inne pomieszczenia, do których został zaprogramowany dostęp (parking, sauna, etc.), ale również może być łatwo i sprawnie autoryzowany, na przykład w hotelowej restauracji.

Lista obsługiwanych przez program hotelowy CHART systemów zamków obejmuje:

• Salto
• Inhova
• VingCard
• Tayama
• ComSas
• Lob
• Nexus
• Solitaire
• TimeLox

4. Drukarki fiskalne

Większość transakcji prowadzonych w hotelu objęta jest obowiązkiem fiskalizacji. We współpracy z czołowymi producentami urządzeń fiskalnych program połączony został z następującymi drukarkami:

• Novitus – VENTO, VIVO, Wiking, Delio Prime oraz Quarto
• POSNET – Thermal, Temo
• Torell Duo Pro 2001, Duo Plus
• Elzab Omega 2001, FP 600
• DSA 600
• Innova Profit

5. Centrale telefoniczne

Współpraca systemu CHART z centralami hotelowymi umożliwia przede wszystkim sprawną i spójną kontrolę nad połączeniami telefonicznymi.

W przypadku większości central System CHART umożliwia odczyt rozmów, odblokowanie dostępu przy zameldowaniu i blokowanie po wymeldowaniu, programowanie usługi budzenia gości hotelowych czy rozliczanie rozmów służbowych. Jedynie w niektórych przypadkach komunikacja z systemem telefonicznym ogranicza się do odczytu przeprowadzonych rozmów.

W każdej chwili recepcjonista ma możliwość sprawdzenia i wydruku zestawienia rozmów nierozliczonych oraz rozliczonych dla danego pokoju. Należność może być naliczona w relacji do wszystkich bądź wybranych rozmów za pomocą oddzielnego dokumentu lub doliczona do obciążeń za pobyt.

System obsługuje następujące centrale telefoniczne szczegółowe informacje o obsługiwanych modelach i wersjach oprogramowania tutaj:

• Slican NCT, CCT i CCA – wszystkie funkcje, CMT – taryfikacja
• Platan Progres40 (od wersji 2.9), Cyfra50, Cyfra200, Alfa, Alfa+, Beta, Delta, Sigma, Optima, Micra (poprzez ustawienie Sigma)
• Mikrotel – poza CA4
• Siemens
• Ericsson
• Alcatel – niektóre funkcje
• System taryfikacyjny iTAR – odczyt taryfikacji
• Micronet – taryfikacja
• Digitex – taryfikacja
• centrale obsługiwane przez bufor CONTEC – taryfikacja
• pozostałe centrale, przesyłające przez port COM dane taryfikacyjne na drukarkę wydruku – taryfikacja